Introduzca un soplo de aire fresco en su oficina con las últimas tendencias en TI

07/26/2018Tiempo de Lectura 4 Min

Antes de que nos diéramos cuenta, el año 2017 tocaba a su fin. Y no cabe duda de que en 2018 seguirán surgiendo nuevas tecnologías que le dejarán estupefacto y que harán temblar su plan de infraestructuras. Pero no debe sentirse abrumado por la constante evolución de las tendencias tecnológicas actuales. De hecho, la mejor estrategia es recibir esas novedades con los brazos abiertos y afrontar el futuro con valentía, para poder crear un orden a partir del caos que se avecina.

¿Qué incluye su lista de tareas de los próximos meses? Contiene algún tipo de actualización de la tecnología de su oficina, ¿verdad? A continuación, le contamos por qué debería ser así, y le detallamos cuál es la mejor forma de elegir la estrategia adecuada para la adopción de nuevas tecnologías.

Paso 1: Admitir que tiene un problema

Si todos los aspectos de su oficina funcionan de maravilla, y la eficiencia y el rendimiento son inmejorables, ¿por qué se molesta en analizar, investigar o implementar las nuevas tendencias en tecnologías de la información? Lo cierto es que, aunque no cuente con unos recursos ilimitados ni con el ingenio de Einstein, seguro que puede identificar algunos problemas tecnológicos sin mucho esfuerzo. No se conforme con el análisis de las cifras de su rendimiento. Los problemas operacionales pueden ser más sutiles de lo que imagina.

Para Experteer and Sharp Business Systems, esto resultó obvio cuando descubrieron que el uso de tecnología ofimática anticuada, impresoras antiguas, software obsoleto y ordenadores viejos que todavía funcionaban con Windows XP, podía conllevar pérdidas de, nada más y nada menos, 37 minutos cada día. Eso significa que pierde el equivalente a las vacaciones correspondientes a todo un año. ¡Ahí es nada!

Además, contar con tecnología obsoleta en la oficina puede hacer que los empleados estén de mal humor y descontentos. De hecho, el 42% de los empleados encuestados por Experteer and Sharp Business Systems admitieron que se sentirían más motivados para ir a trabajar cada mañana si supieran que les espera tecnología funcional y operativa que represente las últimas tendencias en TI. Y seguro que eso pondría fin a la sinfonía de golpes de ratón en los escritorios. Puede empezar este proceso identificando, en primer lugar, las áreas de la infraestructura de su oficina que ralentizan su ritmo de trabajo.

Paso 2: Solucionar sus problemas

Ahora que sabe por qué su rendimiento está constantemente en negativo, es hora de averiguar qué debe hacer para resolver la situación. Clasifique los problemas que ha identificado en el paso anterior en tres categorías:

  1. Tecnología que, solo por estar en la oficina, ya supone una molestia (por ejemplo, dispositivos de fax anticuados que no se utilizan y que, por tanto, podrían desecharse).
  2. Tecnología que necesita actualizarse.
  3. Tecnología que no tiene y que necesita (por ejemplo, lagunas en su infraestructura actual que puede resolver con la incorporación de nuevas tendencias tecnológicas ofimáticas).

Es posible que se sienta tentado a usar los problemas de la primera categoría para hacer una buena hoguera, pero sea responsable y busque métodos de eliminación adecuados para la tecnología que ha llegado al final de su vida útil. Para los problemas de la segunda y la tercera categoría, debería aprovechar la tecnología innovadora que le permite hacer más con menos recursos.

Consideremos, por ejemplo, esa flota de impresoras antiguas que ocupa todo el pasillo. Ya sabe cuánto tiempo puede tardar en calentarse, procesar la cola de impresión e imprimir. Si a esto le añadimos los atascos que los del departamento de contabilidad suelen organizar cuando quieren imprimir sus hojas de cálculo, está claro que necesita actualizar su infraestructura. Las impresoras de hoy en día pueden hacer mucho más que imprimir rápido. Su gestión es más rápida desde un punto de vista operativo, e incluso refuerzan otros aspectos de su entorno como la seguridad informática. Desplegar una flota que pueda gestionar sus propios parches y actualizaciones, a la vez que controla de forma activa las vulnerabilidades, puede conseguir no solo que ahorre tiempo,también mucho más.

Por este motivo, no solo debería considerar las últimas tendencias tecnológicas como modas potencialmente útiles, sino como innovaciones que pueden afectar de forma inmediata y positiva la eficiencia de las operaciones de su oficina. Mirando hacia el 2019 y más adelante, no descarte esa herramienta colaborativa que emplea inteligencia artificial o esa impresora que tiene algo parecido a la conciencia propia. Si tiene suerte, puede conseguir algo más que un ahorro de tiempo.

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