• Joe Hewitson
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Resuelva la colaboración en el lugar de trabajo con las herramientas de negocio adecuadas

05/17/2018Tiempo de Lectura 5 Min

Si su organización cuenta con más de una persona, hay muchas probabilidades de que el trabajo en equipo sea una parte clave de la rutina diaria. Por eso, no es de extrañar que algunas de las herramientas empresariales más innovadoras en la actualidad se centren en la colaboración en el lugar de trabajo. Si pasea por los pasillos de una oficina moderna verá empleados no muy activos (¡en el buen sentido de la palabra!), argumentando sus últimos proyectos a través de JIRA, o recogiendo documentos impresos de manera segura mientras vuelan de una reunión a otra.

¿Cuál es la importancia real de estas herramientas de colaboración empresarial? Para averiguarlo, Polycom, con la ayuda de Future Workplace, se ha sentado a charlar con 25.000 empleados estadounidenses. Del amplio grupo de participantes, el 79% indicó que trabajan regularmente con compañeros que no están en la oficina. Otro 32% afirmó que para ir a la oficina no tienen que salir de casa. ¿Y lo más revelador? La confianza casi unánime (98%) en la capacidad de la tecnología colaborativa para unir una oficina físicamente dispersa.

Dicen que Roma no se construyó en un día, y lo mismo se puede decir de una colaboración eficiente y práctica. La pregunta es: ¿Cuál es la mejor manera de facilitar la colaboración mediante la tecnología?

Buscar herramientas empresariales propias de la Batcueva

De entrada, su equipo necesita diferenciar entre lo que es posible y lo que es necesario. ¿Qué está limitando el progreso de su organización? ¿Qué herramientas existen para solucionar esos problemas? ¿Qué haría Batman en su lugar? No, de verdad. Si hay algo a lo que aspirar desde el punto de vista tecnológico es la Batcueva. Batman siempre cuenta con las herramientas necesarias, en el lugar y momento adecuados.

Fuera de toda broma, las herramientas colaborativas que tiene a su disposición actualmente son sorprendentemente buenas. Slack es un buen ejemplo: una plataforma de software colaborativo que ha incorporado unas funciones muy interesantes en la última actualización. Las empresas de hoy en día están aprovechando esta habilidad para facilitar la colaboración de una manera tan intuitiva y sencilla como un tuit. Las conversaciones digitales entre usuarios y equipos se mantienen ordenadas y visibles con espacios de trabajo compartidos. ¿No se acuerda de todos los temas que se trataron en la reunión de la semana pasada? Los archivos con opción de búsqueda están ahí para echarle un cable.

Slack incluso ha encontrado la manera de revolucionar uno de los trucos más manidos de la colaboración: compartir las pantallas. Aunque muchos pensarán en presentaciones de nivel básico cuando se mencionan las pantallas compartidas (¿a quién no le gusta una buena sesión de PowerPoint?), estas innovadoras herramientas van mucho más allá. En vez de compartirlas en una sola dirección, le permiten hacerlo de forma bidireccional: Puede editar de manera activa el mismo documento, dibujar sobre el mismo lienzo y programar en el mismo software, pese a no estar en la misma oficina, el mismo código postal o incluso en el mismo país.

Estas herramientas de colaboración en el lugar de trabajo se extienden más allá del ámbito digital. ¿Sabía que algunas innovaciones, como la impresión móvil, le permiten colaborar a la antigua usanza, con papel y boli, desde prácticamente cualquier ubicación o dispositivo? Disfrute de ventajas similares a Slack, pero en el mundo real, imprimiendo diseños, informes o caricaturas desde su teléfono mientras aún está en el avión.

Trabajo independiente en la nube

Si el primer paso para lograr una mejor estrategia de colaboración es conocer las herramientas disponibles, el segundo es aprender a usarlas. Las oficinas modernas son cada vez más nómadas, lo que es bueno saber cuando se siente a planificar su estrategia de colaboración. A medida que su oficina se extiende, con filiales, empleados en remoto o con viajes, es importante asegurarse de que los usuarios cuentan con las herramientas necesarias para colaborar de manera eficiente. En pocas palabras, una sana dosis de nube probablemente sea la respuesta a lo que necesita.

Si su oficina está creciendo en el ámbito geográfico, la nube puede ser el cemento que mantenga unido a su equipo. Ya sea compartiendo ideas o colaborando en proyectos, las herramientas en la nube tienden a ser las más prácticas. Cuando hablamos de cómo integrarlas en su entorno, debe centrarse en tres puntos. Desde la perspectiva de la gestión, destaca la facilidad de administración, escalabilidad y seguridad. Si está pensando en implementar una solución, hágase las siguientes preguntas:

  • ¿Hay un claro camino hacia la integración de esta tecnología en la infraestructura existente?
  • ¿Esta tecnología crea nuevas vulnerabilidades o puntos débiles en su estrategia de seguridad?
  • ¿Gestionar estas herramientas aumentará o reducirá las horas que pasa al teléfono con los servicios de soporte?
  • Si dentro de un año la empresa duplicara su tamaño, ¿cambiarían las respuestas anteriores?

Si aún puede dormir tranquilo después de responder a esas preguntas, su estrategia de integración va por el buen camino. El siguiente paso es estudiarla desde la perspectiva del usuario. ¿Existen procesos empresariales específicos que harán que la integración resulte más eficiente? ¿Hay más o menos probabilidades de que los usuarios queden descontentos una vez haya acabado la implementación?

Una buena estrategia requiere comprender los rápidos cambios que se producen en el entorno de la tecnología colaborativa moderna y asegurarse de que cuenta también con un buen entendimiento de las oficinas modernas, incluidas las remotas. Todo ello le ayudará a planificar qué tipo de colaboración necesita en su entorno y qué herramientas son las mejores para alcanzarla.

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