Adiós a las horas extra: disfrute de una gestión empresarial eficiente

04/11/2018Tiempo de Lectura 4 Min

El equilibrio entre vida personal y trabajo a veces puede parecer una cruzada imposible, (como encontrar el Santo Grial o dejar la bandeja de entrada a cero), pero muchas veces solo depende de una mayor eficiencia en la gestión de su negocio.

El equilibrio entre vida personal y trabajo no se enseña en el colegio. Y, si lo hicieran, posiblemente se habría saltado esa clase. Así que depende de usted encontrar la mejor manera de gestionar su tiempo y el de sus empleados, para que todas las responsabilidades y tareas diarias se acaben con tiempo suficiente como para que todos se vayan a casa a su hora.

Analizamos cómo gestionar su tiempo para alcanzar un equilibrio que mantenga a todos concentrados en sus tareas y mejore el flujo de trabajo, para que pueda irse a casa a tiempo y con el trabajo hecho.

¿A qué dedica su tiempo realmente?

Si cree que sabe cómo y en qué ocupa las horas, piénselo de nuevo. Según un estudio reciente, hay muchas probabilidades de que subestime el tiempo que dedica a su smartphone al día. Lo mismo se puede decir sobre otras áreas de su vida, especialmente si hablamos de las nuevas tecnologías, que a menudo es como entrar en un pozo sin fondo. Si no puede predecir con precisión cómo emplea sus horas, ¿cómo puede controlar cuándo y dónde las gastan y, más importante, las malgastan, sus propios empleados?

Para descubrir en qué emplean usted y sus empleados el tiempo, puede usar un software de seguimiento como Toggl o RescueTime. Recopile tres o cuatro semanas de datos para identificar las tendencias y los patrones y descubrir cómo se emplea el tiempo en realidad. De este modo podrá identificar qué tipo de tareas de gestión empresarial realizan usted y su equipo de manera diaria, así como los malos hábitos y errores que necesitan reconocer y solucionar.

Maximice la eficiencia con prioridades más claras

Identifique qué actividades requieren más tiempo. ¿Realmente necesitan tantas horas? Es útil analizar el tipo de trabajo que realiza su equipo en relación con su importancia dentro de la organización. Por ejemplo, reforzar la seguridad de los datos y facilitar la experiencia del usuario son dos tareas de gran valor para el éxito de la empresa. ¿Les está dedicando todo el tiempo que necesitan? Por otro lado, mejorar la eficiencia técnica y resolver problemas de TI también es importante, pero quizá sea algo que pueda delegar en determinados empleados para reducir la carga de todo el equipo.

También debería empezar a prestar atención a las veces que le interrumpen cada día. Un estudio de la Universidad de Irvine, en California, reveló que se tardan 25 minutos en recuperarse de una interrupción en el trabajo, según informa The New York Times. Puede reducir al máximo las interrupciones entrando pronto en la oficina para establecer planes y estrategias, desactivar las notificaciones de su teléfono durante un periodo determinado de tiempo al día o usar una señal de “No molestar”, como en los viejos tiempos.

Cree un horario proactivo

Una vez identifique las tareas con mayor valor, cree un horario para maximizar la eficiencia. Dé prioridad a las actividades importantes realizándolas a primera hora, cuando es menos probable que se distraiga o le interrumpan, y ayude a sus compañeros de equipo a que hagan lo mismo. Otra buena idea es combinar tareas. Esta práctica le ayudará a mantener el mismo estado mental durante ciertas actividades como imprimir y recopilar informes, responder correos electrónicos y actualizar sistemas. A veces también puede ayudar a fomentar la colaboración en determinadas tareas para completarlas más rápido y de manera más eficiente. Trabajar en equipo es la mejor manera de funcionar.

Descanse de vez en cuando

Aunque suene contraproducente, necesita realizar pausas a lo largo del día. The Muse informa que trabajar durante 52 minutos y parar durante 17 puede maximizar su productividad. Cada persona tiene sus gustos en materia de pausas, así que pruebe hasta descubrir lo que mejor le funcione.

Las pausas deben realizarse lejos del ordenador: demasiado tiempo frente a la pantalla es perjudicial para los ojos y puede dar lugar a problemas de salud crónicos, como obesidad y diabetes. Esto es un problema especialmente grave para los trabajadores del sector de TI, que trabajan todo el día pegados a la pantalla. Para ellos, alejarse del ordenador es de suma importancia.

Como gerente, debe dar ejemplo. Si da prioridad al equilibrio entre el trabajo y la vida personal, sus empleados harán lo mismo. Si sus empleados le ven trabajar hasta tarde sin descansar, sentirán la obligación de hacer lo mismo. Además, evite enviar correos electrónicos fuera del horario de oficina. Esta práctica es tan nociva que Francia ha aprobado recientemente una ley que prohíbe los correos electrónicos fuera del horario de trabajo.

Ser proactivo en lo referente a sus tareas le ayudará a acabar su trabajo antes y tendrá más tiempo para disfrutar de lo que le hace feliz, algo que se aplica también al resto de su equipo.


 

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