¿Pueden mejorar la innovación en impresión y los flujos de trabajo digitales?

03/13/2018Tiempo de Lectura 5 Min

Gracias a los avances en la impresión, el futuro será una oficina que optimiza de manera inteligente los procesos de papel para ahorrar dinero, ser más eficientes, mejorar la seguridad, reducir desechos e implementar unos flujos de trabajo optimizados. Sí, el papel tiene todas esas repercusiones. Su empresa tiene mucho que ganar en productividad y seguridad si aplica ciertas mejoras.

A medida que las empresas buscan iniciativas de transformación digital, se fijan más en la manera en que un uso inteligente del papel les puede ayudar a alcanzar sus objetivos estratégicos. Estas estrategias digitales están cambiando los flujos de documentos en el panorama empresarial actual.

La innovación en la impresión promueve una seguridad digital más inteligente

Los procesos y flujos de trabajo del papel se han adaptado a la manera en que trabajan las personas, y eso incluye los fallos de seguridad. El pull printing, por ejemplo, añade una capa de seguridad a los procesos de impresión al pedir al empleado que se identifique (con un código PIN, QR o una tarjeta inteligente) antes de poder realizar la impresión.

Desde el punto de vista de seguridad, reduce drásticamente el riesgo de que un documento sea robado o caiga en las manos equivocadas. Esto, a su vez, reduce las brechas de seguridad relacionadas con las impresoras. También contribuye a un desarrollo sostenible, puesto que evita impresiones innecesarias. ¿Cuántas veces ha ido a recoger sus documentos y se ha encontrado con un fajo de tareas olvidadas esperando a que las tiren a la basura? El pull printing enseña a los empleados a ser más conscientes de los recursos de impresión y a mantener la información segura al mismo tiempo.

Las empresas con unos requisitos de seguridad fuertes pueden mejorarlos aún más con soluciones de protección de documentos que se encargan de documentos de alto valor en cualquier tipo de entornos de impresión. Las impresoras más seguras incluyen bandejas bloqueadas y protección adicional, para ayudar a controlar el acceso del papel ya impreso y evitar el robo de documentos confidenciales.

La tecnología para la prevención del fraude protege aún más los documentos clave, emitiendo marcas de agua de última generación (como las que delataron a Reality Winner, contratista de la NSA) y generando patrones especiales creados cuando alguien copia o escanea un documento sin permiso. Equivale a añadir un punto extra al nivel de seguridad de su equipo de TI, para que sea fácil ver qué ha ocurrido y quién es el responsable.

Del árbol a la bandeja de impresión

El papel se está volviendo más inteligente, empezando por cómo se elabora. Las fábricas de papel están cambiando la manera de generarlo, con biogás y otras fuentes de energía renovables en lugar del carbón. Al mismo tiempo, también buscan maneras inteligentes de conservar y reutilizar el agua. Como resultado, la huella de carbono vinculada a la producción de papel se está reduciendo.

El papel se está adaptando a fines hasta ahora inéditos. Según la Universidad de Washington, un nuevo papel inteligente es capaz de detectar la presencia de agua y mandar señales eléctricas que activen una alerta para evitar que se produzca una fuga y sus consecuentes daños. El papel, una tecnología milenaria que ha sido fundamental para el desarrollo humano, está encontrando maneras inteligentes y sorprendentes para mantenerse al día.

Un uso inteligente del papel

Si está persiguiendo un trabajo de impresión desaparecido que está echando por tierra su informe trimestral , es normal que sienta que el papel es su enemigo. Pero el papel solo está cumpliendo con su obligación. El verdadero problema es el uso excesivo y descuidado del mismo. Gracias a las innovaciones en materia de impresión, las empresas encuentran nuevas maneras de utilizar el papel de manera eficiente y optimizar la sostenibilidad de la oficina.

Por ejemplo, muchas impresoras multifunción incluyen opciones de escaneado inteligentes. Si coloca papel en la bandeja, la impresora lo ajustará automáticamente, para evitar imprimir algo mal y que usted acabe tirándolo a la basura. Si incluye una página en blanco por error, el sistema la elimina de manera automática de la copia.

¿Quiere un uso del papel aún más inteligente? Su empresa puede recurrir al análisis de datos que ofrecen los servicios gestionados de impresión para reducir el uso de papel, su impacto medioambiental y, también, para ahorrar dinero.

Digitalizar flujos de trabajo en papel

Como bien saben los negocios que persiguen una transformación digital, la digitalización de los flujos de trabajo que aún se basan en el papel ofrece grandes ventajas. La digitalización tiene un valor empresarial extraordinario en diferentes niveles. Las soluciones de captura de documentos envían los documentos de manera eficiente a sus ubicaciones correctas, optimizando el flujo de papel y la información electrónica que las empresas deben gestionar, mientras se aseguran de que personas sin autorización no tengan acceso a documentos importantes.

Una vez enviados al lugar correcto, los documentos tienen que poder ser accesibles bajo demanda. Ahí es donde las soluciones de gestión de documentos entran en juego: ofrecen a los atareados empleados un acceso rápido y cómodo a la información que necesitan y están autorizados a visualizar. Esto resulta especialmente útil para negocios en sectores regulados, con responsabilidades de cumplimiento que deben controlar estrictamente los privilegios de acceso a cierta información. La automatización de los flujos de trabajo va un paso más allá y automatiza los procesos con fuerte carga de documentos, para que las empresas tengan una ventaja competitiva y mejoren sus beneficios.

Gracias a las estrategias digitales, las empresas se están volviendo expertas en papel. El papel se está volviendo cada vez más inteligente y los negocios, a su vez, están haciendo un uso más inteligente de él. Ya sea aprovechando las innovaciones de impresión, protegiendo la información más sensible o mejorando los flujos de papel para una transformación digital, cualquier negocio puede realizar grandes avances hacia un futuro con un papel más inteligente.


 

Tektonika Staff 07/12/2018 Tiempo de Lectura 6 Min

Equilibre su presupuesto de TI con Device as a Service

¿Sabía que un empleado medio usa tres o más dispositivos cada día para realizar sus actividades de trabajo? Según Citrix, la cantidad de dispositivos...

Tektonika Staff 06/05/2018 Tiempo de Lectura 5 Min

Renueve la manera en que su oficina trabaja con tecnología innovadora

Probablemente haya oído decir que todas las empresas son empresas tecnológicas pero, ¿alguna vez ha pensado en el impacto que tienen las innovaciones tecnológi…

Joe Hewitson 05/17/2018 Tiempo de Lectura 5 Min

Resuelva la colaboración en el lugar de trabajo con las herramient…

Si su organización cuenta con más de una persona, hay muchas probabilidades de que el trabajo en equipo sea una parte clave de la rutina diaria.

Dejar un comentario

Tu correo electrónico no se hará público. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco. Required fields are marked *